Подготовленный в соответствии с определенными правилами информационный материал, применяемый для донесения до целевой аудитории важной для компании информации посредством СМИ, называется ньюс-релизом. Редакции медиа и печатных СМИ отдают пресс-релизы в печать по своему усмотрению; нередко публикуется лишь часть релиза. Уменьшение количества знаков в ньюс-релизе, как правило, приводит к повышению вероятности публикации материала.
Для построения ньюс-релиза необходимо учитывать следующие пункты:
- факты, факты, факты и ничего, кроме фактов;
- фото, статистика и другие приложения высылаются в ньюс-релизе отдельным приложением;
- необходимо ответить на пять основных вопросов «Кто? Что? Где? Когда? Почему?»;
- четкий выбор целевой аудитории, на которую ориентирован ньюс-релиз;
- возможна ориентация на конкретные СМИ;
- оформление в соответствии с принятыми нормами и правилами.
Ньюс-релиз не должен быть более одной страницы по объему, при этом стоит предусмотреть не слишком узкие поля для редакционной правки. Если ньюс-релиз посвящен мероприятию, которое скоро состоится, за день-два до события необходимо выслать СМИ сообщение о том, что никаких изменений относительно его проведения не произошло.