Приглашение направлено на информирование целевой аудитории для обеспечения её максимального присутствия на проводимом субъектом PR мероприятии. Очевидно, что основная цель приглашения – пригласить, и по характеру приглашаемых этот документ может быть двух типов: для СМИ и для других целевых аудиторий. Цели приглашений обоих типов абсолютно идентичны, однако оформление документов различается.
Структура приглашений традиционна:
- в первом абзаце указывается, кто, кого и куда приглашает;
- второй абзац содержит обзор проблематики – информацию об организаторах, краткое содержание мероприятия, сведения о спонсорах, если таковые имеются;
- абзац третий посвящен перечислению основных участников мероприятия, знаменитых персон или VIP-гостей. Здесь приводятся ФИО и должности, а также основные достижения участников;
- в четвертом абзаце освещается программа мероприятия: время регистрации и начала проведения, время окончания, наличие фуршета.
Завершающая часть приглашения содержит просьбу подтвердить участие в мероприятии, а также контактные данные приглашающего.