Чтобы сделать специальное событие, организуемое PR-службой, интересным для всех его участников, необходимо сформировать у них ощущение сопричастности, вовлечь в процесс – только в этом случае мероприятие будет запомнено и оценено. Иметь возможность действовать для участника специального события гораздо важнее, чем прослушивать чужие выступления; именно по этой причине значительная часть PR-мероприятий получают не слишком высокую оценку в СМИ.
Стоит выделить несколько основных тенденций, которые позволят сделать организацию специальных событий более эффективной. Если мероприятие проводится на закрытой или ограниченной площадке, круглые столы для шести-восьми человек станут отличным вариантом размещения участников. Чем больше людей, тем меньше степень взаимодействия между ними, при этом шансы того, что общение возглавит один человек, а остальные будут его слушать, также снижаются. Использование столов квадратной формы приводит к подсознательному противостоянию между участниками.
Важно также привнести в мероприятие элементы интерактивности: возможность высказаться словами, жестами, использовать стикеры для выражения своих идей, писать на поверхности стола. К слову, ознакомление с идеями может быть и принудительным; так, если провести голосование на лучшее решение, то каждый участник так или иначе должен будет ознакомиться с предложениями остальных.