Если презентуемый объект четко определен и целевая аудитория, для которой проводится мероприятие, очерчена, стоит заняться составлением списка приглашенных, тщательно продумав, кого из представителей СМИ хотелось бы видеть на презентации. В соответствии с разработанной программой мероприятия необходимо составить списки участников и оповестить их заранее, а затем, за день-два до презентации, ещё раз напомнить о приглашении.
Техническая сторона подготовки PR-акции, которой по сути и является презентация, состоит в закупке или аренде, а также настройке необходимых выступающему технических средства: проекторов, слайдеров, компьютеров, микрофонов и т.п. Раздаточные материалы также готовятся заранее.
В ходе подготовки к презентации помещений необходимо не только красиво и современно их оформить, но и предусмотреть в вестибюле систему указателей, а также назначить ответственную за встречу гостей рабочую группу. На этом же шаге стоит решить все транспортные вопросы: организовать авто с водителям для руководства компании и почетных гостей презентации,
Приглашение видеооператора и фотографа позволит получить качественные снимки для СМИ. Рабочая группа должна обеспечиваться бейджами – этот пункт также входит в перечень работ, возлагаемых на PR-отдел. Наконец, организация неформальной части и подготовка сувениров станут финальным аккордом презентации и позволят повысить лояльность присутствующих к компании-организатору.