Механизмы работы средств массовой информации достаточно разнообразны, и понимание их для PR-специалиста необходимо – это поможет подстроиться под СМИ и получить от взаимодействия с ними наибольшую выгоду. В частности, существуют определенные правила подачи информации в СМИ – так, формат пресс-релиза вряд ли стоит изменять, ведь это может оттолкнуть журналистов. Вместе с тем креативные материалы, информационная составляющая которых невелика, а читабельность крайне низка – пустая трата времени и средств, так как выбраковываются подобные «шедевры» практически сразу.
Информация для СМИ должна подаваться по возможности коротко и при этом полно. На мероприятиях обязательна организация пресс-центра и создание условий, комфортных для работы журналистов. Мягкие удобные кресла, наличие Wi-Fi и бесплатный кофе, как ни странно, могут существенно повысить оценку мероприятия представителями СМИ. Работать со СМИ должны не только PR-специалисты, но и непосредственные участники мероприятия, а значит, в круг задач PR-агентсва входит и их подготовка. Обязательно предоставление журналистам всех необходимых материалов об ивенте, в частности, детальной программы мероприятия, текстовых и графических блоков, использованных спикерами, и т.п.